”Var tydlig när du utvärderar kvalitet”

Anna Hofling Johansson, advokat på Vinge i Göteborg
Foto: Vinge

Det finns stort utrymme för upphandlare att utvärdera kvalitetskriterier i upphandlingar. Den mest utpräglade varianten är när upphandlaren har bestämt priset eller kostnaden för det som ska upphandlas, och tilldelningskriterierna endast består av kvalitativa kriterier. Det ställer dock en del frågor på sin spets.

– Vad är det som anbudsgivarna ska konkurrera med?

– Vad krävs för att en kvalitetsupphandling ska få ett lyckat resultat?

– Hur blir kvaliteten verkligen särskiljande mellan anbudsgivarna?

Den första fråga man bör ställa sig är självklart om det som ska upphandlas lämpar sig för just en kvalitetsupphandling. Olika typer av tjänster, särskilt personnära tjänster som hälso- och sjukvård och omsorg, är tpiskt sett lämpliga för en kvalitetsupphandling. Även städtjänster kan upphandlas med enbart kvalitetskriterier. Ur juridisk synvinkel finns inget formellt hinder mot att även upphandla varor eller byggentreprenader som kvalitetsupphandlingar. Däremot ur en praktisk och kommersiell synvinkel kan det vara olämpligt och ibland mycket svårt att genomföras.

God marknadskännedom

Om en kvalitetsupphandling ska lyckas fullt ut, krävs att upphandlaren känner till marknaden för att kunna sätta ett pris eller en kostnad, som är relevant för det som ska upphandlas. En god marknads- och användarkännedom krävs även för att bestämma relevanta och särskiljande kvalitetskriterier. Några av frågorna man bör ställa sig:

– Vad är viktigt vid utförandet av de tjänster som upphandlas?

– Vad kan aktörerna på marknaden erbjuda?

– Kan vissa kriterier utveckla tjänsterna åt ett positivt håll?

Några typexempel på kvalitetsupphandlingar

Anbudsgivarna offererar maximal kvalitet till åsatt pris/kostnad

I den här modellen anges ett antal kvalitetskriterier som anbudsgivaren får beskriva hur de tänker lösa utifrån dessa kriterier. Det kan handla om arbetssätt, metoder, ledning, rutiner, systematiskt kvalitetsarbete, rekryteringsprocess, utrustning och verktyg, samverkan, leveranstid och service. Beskrivningarna poängsätts utifrån en skala, t.ex. 0-5, där högst poäng ges till den som bedöms ge högst mervärde. Använder man den här modellen är det viktigt att försöka definiera vad som kommer att premieras, t.ex. vad ett bra arbetssätt innebär.

Modellen är ”öppen” i den mening att den inte sätter något tak för den kvalitet som kan erbjudas. Däremot kan två eller flera anbudsgivare få samma utvärderingspoäng, vilket innebär att man måste kunna skilja dessa åt när varken pris- eller kostnadskriteriet finns. I praxis har lottning godtagits, men ur en kommersiell synvinkel är det knappast lämpligt. Alternativt kan kriterierna istället prioriteras för att uppnå chans till särskiljning. En nackdel med modellen är att det kan bli relativt arbetsam för både upphandlaren och anbudsgivaren, med beskrivningar som ska sammanställas och bedömas.

Kvalitetskonkurrens utifrån bestämda nivåer

Här anges pris och kvalitetskriterier samt hur mycket en viss kvalitetsnivå är värd. Anbudsgivarna kan då bekräfta om de uppfyller kvaliteten eller inte och därefter räknas en sammanlagd poäng ut. Den här modellen är ”sluten” på så sätt att det redan i upphandlingsdokumentet sätts ett tak för vilken kvalitetsnivå som ska erbjudas. Anbudsgivaren kan inte få mer poäng, även om den skulle kunna erbjuda bättre kvalitet än vad som angetts.

Modellen är mycket enkel att tillämpa och ytterst transparent, eftersom några bedömningar såsom i modellen ovan inte behöver göras . En överhängande risk är dock att det inte sker någon särskiljning, eftersom anbudsgivarna kan drivas av att bekräfta samtliga krav för att få en så hög poäng som möjligt. Risken för lottning ökar därmed markant.

Beskriven kvalitet poängsätts och jämförs

En tredje variant är en så kallad relativ modell, där utgångspunkten är densamma som i det första exemplet, det vill säga anbudsgivarnas beskrivningar poängsätts. Skillnaden här är att anbudsgivarnas beskrivningar jämförs med varandra, och den bästa beskrivningen får högst poäng, den näst bästa får näst högsta poäng och så vidare. På det här viset kan det vara möjligt att särskilja anbuden lättare, eftersom man även kan beakta små skillnader mellan anbuden vid poängsättningen. En nackdel är dock att resultatet av utvärderingen delvis beror på vilka andra anbud som kommer in i upphandlingen, vilket inte är något som en enskild anbudsgivare kan påverka.

Avslutande kommentarer

Juridiskt sett har upphandlande myndigheter/enheter stora möjligheter att bedöma ”mjuka” aspekter. En tillräcklig grad av transparens måste dock givetvis finnas och oavsett vad juridiken säger är det bra att vara så tydlig som möjligt för att få in bra anbud. Ett tydligt upphandlingsdokument med relevanta kvalitetsparametrar i fokus, i kombination med anbud som ger hög kvalitet, blir också ett utmärkt avtalsinnehåll. Det kan sedan följas upp och i bästa fall ligga till grund för utveckling av offentliga tjänster till medborgarna.

Anna Hofling Johansson,

Advokat med specialisering inom offentlig upphandling, Advokatfirman Vinge i Göteborg

 

 

Skribenten ansvarar själv för innehållet.

 

Av |2018-05-21T13:45:43+00:00maj 2nd, 2018|Kommentarer inaktiverade för ”Var tydlig när du utvärderar kvalitet”