E-handel – en självklarhet i Tanum

Fjällbacka, Tanums kommun
Foto: Pixabay

Tanum är en liten kommun i norra Bohuslän med knappt 13 000 invånare. Storleken spelar dock ingen roll – den kommunala verksamheten och de upphandlade avtalsområdena är ungefär likadana som en stor kommun. Skillnaden ligger snarare i volymerna, här upphandlar man inte för lika stora belopp som exempelvis Göteborgs stad gör. Här finns heller ingen stor upphandlingsorganisation. Två upphandlare, Paula Kellett och Sandra Morin, ser till att kommunen får de avtal som behövs. En skillnad mot många andra kommuner är dock att de sitter organisatoriskt direkt under kommunchefen.

– Det underlättar kommunikationen avsevärt. Att personer i ledande befattning ser nyttan med upphandling är oerhört viktigt, säger Paula.

En annan skillnad mot andra kommuner är digitaliseringsnivån. Tanum har kommit långt med e-handel. Tillsammans med grannkommunerna Sotenäs, Lysekil och Munkedal använder man sig av ett gemensamt e-handelssystem sedan ett tiotal år tillbaka. Samarbetet går under namnet eHav.

– E-handel är en självklar värld för oss, vi har använt oss av systemet länge, säger Sandra.

Under 2017 anställdes Viktoria Dahlborg som e-handelssamordnare för de fyra eHavs-kommunerna, med säte i Tanum. En del av hennes roll är att hitta verktyg för att minska administrationen i kommunerna.

– Jag ska jobba framåt med e-handel. Det händer mycket inom digitalisering inom offentlig sektor och ny e-fakturalag är på gång exempelvis. Det gäller att hänga med i svängarna, säger hon.

Vill få med alla

Idag är e-handelssystemet en självklarhet att använda. Systemet är väl inkört och beställarna uppskattar att de kan lägga en order till olika leverantörer samtidigt, påpekar Viktoria. Det är dessutom mer lättillgängligt att göra en beställning idag, eftersom de inte måste ha en dator. Det räcker med en platta eller smartphone.

Men det var ingen självklarhet i början av 2000-talet när köken var först ut att introduceras i det nya e-handelssystemet. Det tog ett tag innan arbetssättet var inkört och flera praktiska problem var tvungna att lösas. Datorer skulle köpas in, personal skulle utbildas och man var tvungen att hitta ett system där kökspersonalen inte behövde ta av sig arbetskläderna varje gång de skulle ta sig till datorn.

– Den största utmaningen bland beställarna var datorvanan, vilket är samma utmaning idag. Många yngre har lätt att anamma digitala verktyg, men det är inte lika lätt i verksamheterna där digitala verktyg inte är en självklarhet.

Det handlar om att få alla leverantörer ”på banan” och få in alla produktavtal i systemet, menar Viktoria. Det finns många komplexa avtal där beställaren behöver ”klämma och känna” innan själva beställningen görs. Därför jobbar man aktivt med att få in så många avtal som möjligt i systemet.

Nytt e-handelssystem till sommaren

Användningen av e-handelssystemet har medfört många positiva fördelar, förutom att det är kostnadseffektivt. En viktig förändring är till exempel att orden är attesterad innan den går iväg och att man då kan nyttja automatattest. En process som tidigare tog betydligt längre tid.

Redan idag hanterar kommunerna prislistor mellan sig. Det samarbetet  hoppas de kunna utveckla ännu mer. Bland annat finns tankar om e-arkiv. Att säkerställa att det finns bra rutiner när nya personer ska introduceras och börja arbeta med detta. Ett annat bra utvecklingsområde handlar om avtalssignering. Idag kan det ta några vändor innan signeringen är klar.

Nu håller e-Havskommunerna på att upphandla ett nytt e-handelssystem, som planeras vara i full drift till sommaren 2019.

– E-handel hjälper våra användare att handla på våra avtal. Det är endast upphandlade avtal som är inlagda i vårt e-handelssystem. Det är ju viktigt både för oss och för leverantörerna att vi har en hög avtalstrohet, säger Paula.

 

Av |2018-11-07T13:31:24+00:00november 7th, 2018|Kommentarer inaktiverade för E-handel – en självklarhet i Tanum