Därför får vissa grupper mer gjort än andra

Artikelserie i fyra delar som handlar om hur medvetet, strategiskt HR-arbete kan bidra till utveckling på arbetsplatsen. Detta är fjärde och sista delen.  

Hur kommer det sig att en del grupper verkar få så mycket mer gjort än andra? De når sina mål, är lönsamma och effektiva, till synes utan att lägga mer tid på arbetet än andra grupper. Och varför behöver vissa grupper en tydlig och stark ledare med klar styrning medan andra grupper klarar sig utmärkt med mer delegerat ansvar? Beror detta enbart på individerna i gruppen eller kan det finnas andra svar på frågorna?

Susan A Wheelan, professor vid Temple University, Philadelphia, USA, säger att det finns fyra utvecklingsfaser i en grupps utveckling. Professor Wheelan har studerat grupper i olika branscher och miljöer, liksom olika teorier kring grupper och gruppers utveckling. Hon har skapat en modell hon kallar The Integrated Model for Group Development, IMGD, där dessa fyra faser finns beskrivna. I sin forskning kom hon fram till att en grupps effektivitet, produktivitet, hur väl man når sina mål, mm, varierar mellan de olika faserna. I de inledande faserna spenderar en grupp mindre än 40% av sin tid på faktiskt arbete. Procentsatsen ökar markant mellan faserna 2 och 3 och ökar ytterligare när gruppen når fas 4. Samma ämne har också forskats på i Sverige och resultaten är snarlika. Den svenska studien visar också att hälften av de arbetsgrupper som ingick i studien befinner sig i de två första, mindre produktiva, faserna.

Det är alltså mycket tid som ägnas åt annat än produktivt arbete på svenska arbetsplatser. Detta betyder inte att man arbetar långsamt, är lat eller spenderar tiden i fikarummet. Tvärtom är det ofta så att gruppen upplever sig ha väldigt mycket att göra och också lägger mycket tid på arbete – men upplever samtidigt att man inte får så mycket gjort. Vad är det då som påverkar och tar tid?

Faser i en grupps levnad
Under första fasen är gruppen nybildad och mycket tid behöver läggas på att skapa gruppen. Deltagarna i gruppen behöver lära känna varandra och skapa förtroende för varandra. Under denna fas är huvuduppgifter att tydliggöra gruppens mål och skapa en struktur, vilket förutsätter mycket dialog och kommunikation.

Gruppens mål och struktur återkommer även i andra fasen, men nu på ett djupare och mer detaljerat plan. Här accentueras också vilka roller individerna i gruppen har. Har man inte helt samma förståelse för gruppens uppgift, mål och roller visar det sig i denna fas, vilket leder till mycket diskussion och ibland till konflikter. Koalitioner och undergrupper kan bildas, ledaren kan ifrågasättas och utmanas. Mycket av de frågeställningar som kommer upp i denna fas är nödvändiga och viktiga. De är också tids- och energikrävande. För att inte fastna i denna fas behöver gruppen se till att det är OK att ha olika åsikter och kunna diskutera dem på ett sakligt sätt så att situationen inte utvecklas till personkonflikter. Fokus behöver läggas på att förtydliga och utveckla mål, strukturer och gruppens roll.

Genom att lösa dessa frågor kan gruppen inse att olika åsikter är OK och utvecklande om de hanteras på ett konstruktivt sett. Konflikter är inte längre ”farliga”. Även under den tredje fasen kan en del tid behöva läggas på att utveckla arbetssätt och förtydliga rollfördelning inom gruppen, men detta tar nu mindre tid i anspråk. Tillit mellan gruppens medlemmar bildas och det blir lättare att komma fram till lösningar och beslut. Mer tid kan läggas på det arbete gruppen är satt att utföra.

I den fjärde fasen är kommunikationen öppen, alla blir hörda och energi, trivsel och arbetstillfredsställelse är hög. Målen är tydliga för alla, liksom rollfördelning. Den som är bäst lämpad för en uppgift är den som utför den. Detta innebär att medarbetarna får använda sin kompetens på bästa sätt. I denna fas ägnas 80% av arbetstiden till faktiskt arbete. Resterande tid behövs för att ge och ta feedback, fortsätta gruppens gemensamma diskussioner för att leda arbetet framåt och att behålla gruppen i denna fas så att man inte halkar tillbaka.

Från splittrad grupp till effektivt team – och vinsterna med det

Alla grupper behöver gå igenom de första faserna och alla grupper hamnar i dem. Vissa grupper fastnar dock här, i tidsödande diskussioner, energikrävande konflikter, och ineffektivitet. Det finns mycket att vinna på att stödja gruppen i att förflyttas till faserna tre och fyra.

Genom att ta reda på i vilken fas en grupp befinner sig och i vilka områden gruppen har fastnat kan man identifiera vad gruppen behöver förändra och utveckla. Att göra detta så specifikt som möjligt gör det möjligt och hanterbart för gruppen att gå vidare, sätta en aktivitetsplan för sitt fortsatta utvecklingsarbete och förändras på just de områden som är nödvändiga för just denna grupp. När gruppen arbetar aktivt med dessa områden förbättras gruppens produktivitet och effektivitet.

Forskningen visar också tydliga samband mellan en väl fungerande grupp och förbättrad lönsamheten, ökad kvaliteten i levererade produkter eller tjänster och mer nöjda kunder. Medarbetaren upplever också mindre stress, högre tillfredsställelse på arbetet och är mindre sjuka. 

”Gruppen blir ett team när gemensamma, delade mål har etablerats och det finns effektiva metoder för att nå dessa mål.” säger Susan Wheelan.

Ann-Charlotte Palm

 

Foto: Peter Jademyr

Ann-Charlotte har arbetat med strategiska HR-frågor, däribland talent management, under 16 års tid inom Volvokoncernen och driver idag det egna bolaget In Vision Counselling & Consulting.

 

Läs mer:

Viktigt med tydliga värderingar

Så arbetar du för att behålla och utveckla personal  

Så attraherar du medarbetare

 

 

 

Skribenten ansvarar själv för innehållet i texten.

 

 

 

Av |2018-12-28T12:35:28+00:00december 14th, 2018|Kommentarer inaktiverade för Därför får vissa grupper mer gjort än andra